Alternativas para trabajar con aplicaciones tradicionales desde Drive



Información General

Vamos a ofreceros unas recomendaciones de uso basadas en nuestra experiencia, que harán todavía más apetecible trabajar con los ficheros en la nube.


Documentos en formato Google vs Documentos en formato Office

Como ya sabéis, con vuestra cuenta de Google, tenéis acceso a una suite ofimática integrada en vuestro Drive, sin necesidad de instalar nada. Esta Suite contiene las aplicaciones "Documentos", "Hojas de Calculo" y "Presentaciones".
http://docs.google.com
Documentos
 
 
http://sheets.google.com
Hojas de
cálculo
 
http://slides.google.com
Presentaciones
  
Con estos programas, que puedes utilizar directamente desde tu navegador web, generarás documentos, hojas de calculo y presentaciones en formato Google. 

Estos ficheros se quedan almacenados en nuestra unidad de Google Drive, no ocupan espacio en nuestros equipos y ofrecen una serie de funcionalidades adicionales, entre las que destacamos:
  • Edición simultánea en tiempo real de los documentos entre varias personas
  • Control automático de versiones (históricos y versiones previas)
Con estas herramientas también podéis editar ficheros en formato Microsoft Office (en modo compatibilidad) incluso si no tienes Office instalado en tu PC.

Si quieres editar documentos de Office con tu Navegador Google Chrome, solo tienes que instalarte la siguiente extensión:


Si trabajas con los ficheros de Microsoft Office directamente en Drive, las posibilidades son más reducidas. Solo puede editar el fichero una persona y se guardan los últimos cambios que se efectúen.  

En la siguiente tabla te indicamos lo que puedes hacer si usas los documentos en formato de Google o documentos en formato de Office utilizando las herramientas de Google Drive:


  Documentos en formato Google Documentos en formato Office 
Edición desde la web de Drive  
 
(Con plug-in y en modo compatibilidad)
Edición desde cualquier lugar (smartphone, tablet) con la App de Drive 

 

Edición simultánea entre varios usuarios (se edita el documento a la vez por varias personas)
 
Control de versiones automático 
Compartir con otros usuarios de la universidad desde el propio editor 


Convertir de un formato a otro

Como hemos visto, utilizar el formato de Google para nuestros documentos trae consigo unas ventajas muy atractivas, pero somos conscientes de que mucha gente sigue trabajando con la suite de Microsoft Office. 

Si queremos aprovechar todo el potencial que nos ofrece Google, lo ideal sería que tuviésemos los documentos en formato Google, editásemos, colaborásemos y trabajásemos en este formato hasta que finalicemos su edición, y cuando tengamos que publicarlos, o enviarlo a gente que no use los servicios de Google, tenerlo en formato de Office.

Captura del menú para convertir un Word a Documento de Google


Con Drive puedes convertir documentos en formato Office a documentos en formato Google (y a otros formatos como PDF), trabajar cómodamente y simultáneamente con tus compañeros en la redacción del documento, y una vez terminado y aprobado por todos, descargar una copia como documento de Office si así lo necesitas. 
Imagen que muestra como se descarga un Google Doc como Microsoft Word

Alternativas para trabajar con archivos de Office desde Drive

Existen multitud de alternativas para trabajar con archivos de Office desde Drive, nosotros vamos a mostrarte una comparativa de las que nos parecen más adecuadas para que, dependiendo de tu forma de trabajar, puedas decidir cual es la que mejor se ajusta a tu día a día.


  Editores de Google  Plugin de edicion de Office (Modo Compatibilidad)  Complemento de Drive para Microsoft Office  Extensión  abrir ficheros desde Drive  Drive para PC/Mac 
 Donde se almacenan los documentos  Drive Drive  Drive  Drive y PC Drive y PC 
 Editor que se usará  Navegador Web  Navegador Web (Google Chrome)   Office  Office   Office 
 Requiere instalar Office en el PC No No Si Si Si
 Requiere instalar Drive Sync en el PC No  No  No Si Si
 Guardia copia en el PC local No  No  No (temporal)  Si Si
 Soporte completo de Office No  No  Si Si Si


Nuestra Recomendación 

  • Trabaja siempre que puedas desde la versión Web de Google Drive (con Google Chrome a poder ser)
  • Crea tus nuevos documentos con los editores de Google (en breve pondremos a tu disposición plantillas con la imagen institucional para que sea aún más cómodo)
  • Si tienes que ver un documento de Office, utiliza la vista previa que proporciona Google Drive
  • Si tienes que editar un documento de Office, usa el Complemento de Drive para Microsof Office para editar desde Drive
  • ¿Necesitas más? Elige una de las opciones que te proponemos a continuación.


Uso del plugin de Drive para Microsoft Office

La siguiente opción para trabajar cómodamente en la nube, es la instalación de un plugin (Sistema Operativo Windows) que permite trabajar desde la suite Microsoft Office directamente con nuestros ficheros de Drive.






El funcionamiento, una vez instalado el plugin, es el siguiente:
  • Iniciamos sesión con la cuenta Google con la que queremos trabajar.
  • Tendremos disponible la opción de Abrir desde Google Drive nuestros ficheros ofimáticos.
  • Una vez abierto, trabajamos con el documento en nuestra herramienta de Office como si estuviese en nuestro ordenador.
  • Cuando terminemos de trabajar con el documento, guardamos el documento directamente en Google Drive usando el comando Guardar o Guardar como...
Esta manera es realmente cómoda, ya que nuestros documentos están en la nube y los abrimos solo para trabajar con ellos. 

Además nos instala en nuestra barra Ribbon (la barra de iconos superior de nuestro Office) una pestaña de Google Drive para que podamos mover, renombrar, compartir o hacer otras operaciones cómodamente y sin salir de Office.



Tiene un inconveniente frente a la utilización de las herramientas ofimáticas de Google y es que cuando trabajemos con ficheros compartidos, se guarda la ultima versión del fichero [COMPROBAR QUE PASA CON DOS SESIONES Y EL MISMO FICHERO]. 

Aunque siempre se pueden restringir los permisos para que mientras estas trabajando con un documento, solo tu puedas editar y el resto ver los cambios.  


Uso de la extensión para invocar programas instalados desde Drive

La siguiente manera de trabajar, es acercar los programas que tenemos instalados en nuestro ordenador, a nuestro navegador con Google Drive ,usando un complemento de Google Chrome que nos permite abrir directamente los ficheros de nuestra unidad con programas instalados en nuestro ordenador.



El funcionamiento es similar al que tenemos en nuestro explorador de archivos de Windows o nuestro Finder en Mac, pinchamos con el botón derecho y seleccionamos la opción de "Abrir con...". 


Nos aparecerá un listado de las aplicaciones que tenemos instaladas y que pueden abrir ese tipo de ficheros, además de aquellas aplicaciones integradas en Drive.



Para poder trabajar correctamente con esta extensión, es necesario que tengamos instalado en nuestro equipo PC o mac, la herramienta Google Drive for Windows/Mac (de la que hablamos a continuación). Así. cuando abrimos un documento desde el navegador, lo que estamos es abriendo la versión sincronizada en nuestro equipo, y cuando cerremos el programa que lo tenía abierto, subiremos los cambios directamente a Google Drive. 

Uso de la herramienta de sincronización de Google Drive

La última herramienta que os proponemos es la herramienta de sincronización de ficheros de Google Drive, que probablemente todos conozcáis. 


Es una herramienta que sincroniza el contenido de vuestro Drive en el ordenador en el que lo instaléis. Es muy cómodo y tienes los documentos en tu ordenador, pero si lo utilizas sin cuidado, puede traerte problemas, que os vamos a enseñar a evitar.

Descargarse sólo lo que necesito

A estas alturas ya sabéis que tenemos espacio ilimitado en nuestro Google Drive, y muchos de vosotros estais subiendo vuestros ficheros a Drive para tenerlo todo en la nube.

El problema, es que nuestros equipos de escritorio o portátiles, no tienen espacio ilimitado. Y cuando sincronizamos nuestro Drive con el ordenador, puede que llenemos el disco duro. 

Nuestra recomendación es la siguiente: sincroniza sólo aquellas carpetas de Google Drive que sean tuyas o de grupos muy pequeños

Dentro de las preferencias de la herramienta de escritorio de Google Drive, en la pestaña de "Opciones de Sincronización", marcaremos "Solo estas carpetas..." y seleccionamos aquellas carpetas que necesitemos tener copiadas en local



Si por ejemplo, somos parte de un servicio o departamento que tiene 1TB de datos subidos y lo han compartido conmigo, y lo he incluido en [AÑADIR ENLACE] mi unidad de Drive, si tengo marcada esa carpeta para sincronizar, me descargaré a mi equipo TODA la información. Además de tardar mucho, llenaré el disco duro de datos que probablemente no necesite!


Nota importante sobre privacidad y Seguridad

Si tenemos datos sensibles (información de alumnos, prácticas, documentos estratégicos) y los tenemos sincronizados con nuestro equipo portátil y por un descuido, dejamos nuestro equipo en un hotel, en un taxi o nos lo roban, estos datos estarán físicamente descargados en el ordenador. Esto es un riesgo para nuestra privacidad, que podemos reducir si dejamos los ficheros en la nube,  y solo utilizamos aquellos documentos con los que tenemos que trabajar, en el momento en el que lo necesitemos. 

Además, si por desgracia, somos víctimas de un ataque con RamsonWare (el virus de la policía, cryptolocker) que lo que hacen es 'secuestrar' nuestros documentos del disco duro y codificarlos para pedirnos un rescate (económico) para poder recuperarlos, y tenemos instalada la herramienta de sincronización de Drive con una unidad compartida con todo el departamento o servicio, podemos propagar de manera involuntaria el problema a nuestros compañeros, e incluso perder algun fichero en el tránsito.